Breu manual d'estil per escriure un e-mail
per M.Benítez ( 25/02/02) Escriure i llegir e-mails. Per a molts de nosaltres s'ha convertit en una tasca que ocupa la major part del nostre temp davant de la pantalla. Per això em sorprèn encara la poca cura que alguns em demostren en la redacció dels seus e-mails. En altres articles t'he parlat de com has de redactar els texts per a la teva web. Ara em referiré a com redactar un e-mail per causar una bona impressió en el seu destinatari@.. El fet de no veure el destinatari del missatge no significa que l'hagis de tractar com a un estrany. Si vas a una primera reunió amb qualsevol contacte comercial, estic convençuda que estudies bé el que vas a dir i et presentaràs amb el teu millor somriure i potser amb el millor vestit. Aquesta és també la idea que has d'aplicar els teus e-mails, que han de trasmetre la millor imatge possible de i del negoci que representes. No disposes de matissos com ara el to de veu, ni la gesticulació, només lletres que el receptor del missatge tradueix de forma inconscient en una sensació positiva o no. Com crear aquesta bona impressió que necessites pels teus interessos dependrà de com enfoquis la redacció d'aquestes línies. Com sabeu, jo poso el meu e-mail a disposició de tots aquells o aquelles que desitgin contactar-me. Per suposat jo contesto tots els missatges que rebo excepte aquells on: 1. El remitent em dóna la impressió de que no sap qui sóc o que faig. 2. El remitent no signa el e-mail o no inclou el seu nom, e-mail, etc. Tot seguit teniu alguns exemples que no vaig contestar (reprodueixo 100 % al peu de la lletra): "Podrem rebre més informació, ja que estems interessats en la contractació de la seva publicitat" (qui és, quina empresa ...???) "Subject :Solicitud de afiliación al programa de Unicef Contenido : Subject: Solicitud de afiliación al programa de Unicef -Tradedoubler " Per a mi és clar. Un senyor truca a casa teva per telèfon i només despenjar et pregunta "com es fa una paella". M'imagino que no li donaràs la recepta :-) i que pensaràs que es tracta d'una broma. En canvi imaginem això: " Hola, sóc l´Alfons García. No ens coneixem personalment però la Cristina m'ha donat el teu telèfon perquè diu que ets una excel.lent cuinera. Tinc un dinar de compromis amb uns amics i he pensat que potser series prou amable com per indicar-me com podria preparar una bona paella, o potser una altra recepta per quedar bé. Podria trucar-te en un altre moment si ara no et ve bé. Realment em treus d'un mal pas i potser en una altre ocasió et puc tornar el favor (...)" Crec que has pogut veure la diferència. En el primer contacte comercial a través e-mail, s'ha de tenir en compte:
La línia d'Assumpte. Moltes persones decideixen quins missatges llegir o no en funció de la línia d'Assumpte. Convé pensar quelcom curt, amb un bon ganxo i el més personal possible.
La salutació. Jo sóc de l'opinió que els e-mail no haurien de ser tan formals en tractament com les comunicacions de negocis ho són normalment. Al cap i a la fi es tracta d'anar al gra quan abans millor. Però una salutació educada sense ser exagerat em sembla necessària.
Presentar-se breument. Nom i empresa és suficient.
Referències. Com has obtingut el e-mail és sempre un bon inici.
L'assumpte. El més important és ser breu, mai no saps quant de temps et concedirà el destinatari per decidir si l'interessa o no.
Entre 30 i 40 línies són més que suficients.
Signatura. Ja vàrem parlar en AQUEST document , la inclourem sempre.
Algunes qüestions d'estil:
TÚ o VOSTÈ ho deixo al teu criteri. Dependrà de com és el tipus de destinatari dels missatges.
No escriure en majúscules, equival a parlar a crits.
Tots els links que incloguis hauran d'estar operatius des del propi e-mail.
No adjuntis documents a persones que no coneguis sense demanar primer permis. Si haguessis d'enviar alguna informació comercial posa-la en una pàgina web i remete'l a aquesta adreça.
No incloguis la llista de tots els destinataris els que has enviat un e-mail en el camp "Per a o C/C"
En les signatures o e-mail del remitent, dóna una millor imatge incloure un e-mail personal que un més general tipus info o vendes, etc...
Ves en compte amb les dobles interpretacions, el que queda escrit difícilment es pot matitzar.
Rellegir sempre els missatges i revisar l'ortografia abans de l'enviament.
Si et trobes en situació de tenir que respondre un e-mail aplica aquests mateixos consells i:
si no disposes de temps per contestar o estudiar el e-mail, respòn amb un missatge que indiqui que has rebut el missatge però no podràs contestar fins a tal dia.
si no pots comprovar el teu e-mail molt sovint, instal.la't un autorresponedor automàtic.
per M.Benítez ( 25/02/02) Escriure i llegir e-mails. Per a molts de nosaltres s'ha convertit en una tasca que ocupa la major part del nostre temp davant de la pantalla. Per això em sorprèn encara la poca cura que alguns em demostren en la redacció dels seus e-mails. En altres articles t'he parlat de com has de redactar els texts per a la teva web. Ara em referiré a com redactar un e-mail per causar una bona impressió en el seu destinatari@.. El fet de no veure el destinatari del missatge no significa que l'hagis de tractar com a un estrany. Si vas a una primera reunió amb qualsevol contacte comercial, estic convençuda que estudies bé el que vas a dir i et presentaràs amb el teu millor somriure i potser amb el millor vestit. Aquesta és també la idea que has d'aplicar els teus e-mails, que han de trasmetre la millor imatge possible de i del negoci que representes. No disposes de matissos com ara el to de veu, ni la gesticulació, només lletres que el receptor del missatge tradueix de forma inconscient en una sensació positiva o no. Com crear aquesta bona impressió que necessites pels teus interessos dependrà de com enfoquis la redacció d'aquestes línies. Com sabeu, jo poso el meu e-mail a disposició de tots aquells o aquelles que desitgin contactar-me. Per suposat jo contesto tots els missatges que rebo excepte aquells on: 1. El remitent em dóna la impressió de que no sap qui sóc o que faig. 2. El remitent no signa el e-mail o no inclou el seu nom, e-mail, etc. Tot seguit teniu alguns exemples que no vaig contestar (reprodueixo 100 % al peu de la lletra): "Podrem rebre més informació, ja que estems interessats en la contractació de la seva publicitat" (qui és, quina empresa ...???) "Subject :Solicitud de afiliación al programa de Unicef Contenido : Subject: Solicitud de afiliación al programa de Unicef -Tradedoubler " Per a mi és clar. Un senyor truca a casa teva per telèfon i només despenjar et pregunta "com es fa una paella". M'imagino que no li donaràs la recepta :-) i que pensaràs que es tracta d'una broma. En canvi imaginem això: " Hola, sóc l´Alfons García. No ens coneixem personalment però la Cristina m'ha donat el teu telèfon perquè diu que ets una excel.lent cuinera. Tinc un dinar de compromis amb uns amics i he pensat que potser series prou amable com per indicar-me com podria preparar una bona paella, o potser una altra recepta per quedar bé. Podria trucar-te en un altre moment si ara no et ve bé. Realment em treus d'un mal pas i potser en una altre ocasió et puc tornar el favor (...)" Crec que has pogut veure la diferència. En el primer contacte comercial a través e-mail, s'ha de tenir en compte:
La línia d'Assumpte. Moltes persones decideixen quins missatges llegir o no en funció de la línia d'Assumpte. Convé pensar quelcom curt, amb un bon ganxo i el més personal possible.
La salutació. Jo sóc de l'opinió que els e-mail no haurien de ser tan formals en tractament com les comunicacions de negocis ho són normalment. Al cap i a la fi es tracta d'anar al gra quan abans millor. Però una salutació educada sense ser exagerat em sembla necessària.
Presentar-se breument. Nom i empresa és suficient.
Referències. Com has obtingut el e-mail és sempre un bon inici.
L'assumpte. El més important és ser breu, mai no saps quant de temps et concedirà el destinatari per decidir si l'interessa o no.
Entre 30 i 40 línies són més que suficients.
Signatura. Ja vàrem parlar en AQUEST document , la inclourem sempre. TÚ o VOSTÈ ho deixo al teu criteri. Dependrà de com és el tipus de destinatari dels missatges.
No escriure en majúscules, equival a parlar a crits.
Tots els links que incloguis hauran d'estar operatius des del propi e-mail.
No adjuntis documents a persones que no coneguis sense demanar primer permis. Si haguessis d'enviar alguna informació comercial posa-la en una pàgina web i remete'l a aquesta adreça.
No incloguis la llista de tots els destinataris els que has enviat un e-mail en el camp "Per a o C/C"
En les signatures o e-mail del remitent, dóna una millor imatge incloure un e-mail personal que un més general tipus info o vendes, etc...
Ves en compte amb les dobles interpretacions, el que queda escrit difícilment es pot matitzar.
Rellegir sempre els missatges i revisar l'ortografia abans de l'enviament. si no disposes de temps per contestar o estudiar el e-mail, respòn amb un missatge que indiqui que has rebut el missatge però no podràs contestar fins a tal dia.
si no pots comprovar el teu e-mail molt sovint, instal.la't un autorresponedor automàtic.
tel.
902.361.344